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コラム

DIGI-LAS体験会実施レポ! オンラインでワークショップを開催するメリットもご紹介

2021.12.10
株式会社インテージクオリス マーケティング戦略支援室 五十嵐 優美

11月某日、インテージグループ内でオンラインワークショップツール「DIGI-LAS(デジラス)」※を使用したワークショップを開催いたしました!今回はオンラインワークショップ体験会当日の様子を本記事にてご紹介いたします。また、運営するにあたって感じた「オンラインでワークショップを開催するメリット」についてもお伝えいたします。

※「DIGI-LAS(デジラス)」とは
オンラインワークショップに特化したアプリケーション。ビデオ通話とホワイトボード機能が一体となり、さらにデジタル付箋や画像検索機能などワークショップに必要な機能が一つになった新時代のツールです。
詳しくはこちら https://www.intage-qualis.co.jp/service/digi-las/index.html

オンラインワークショップ体験会のきっかけ

株式会社インテージクオリスとしてDIGI-LASを開発しましたが、リリースして間も無いため、社内やインテージグループ内の認知度はそこまで高くありませんでした。また、筆者自身もそうですが、コロナ禍での入社だったため、コロナ前では当たり前だった社員同士の交流もほぼない状態です。

そこで、DIGI-LASがどんなツールか知ってもらう、また、オンラインではありますがグループ企業や部署の垣根を越えて交流の場としてもらうべく、オンラインワークショップ体験会を実施いたしました。

オンラインワークショップツール「DIGI-LAS」体験会の様子

実際の体験会の様子を写真とともにお伝えいたします。今回のオンラインワークショップは「あったらいいな こんな間食」をテーマとして設定し、実施しました。付箋機能や画像検索機能を使っていただきながら、メインルームで各セッションの説明、サブルームでチームに分かれてのディスカッションを行いました。

■メインルームでセッションテーマ共有

まず初めにメインルームに集合していただき、ワークショップのテーマを全員で共有しました。そのあと、アイスブレイクとしてサブルームでの自己紹介とツール説明をし、メインルームに戻り次のセッションの説明をしました。

(メインルームとサブルームの概念図)

■サブルームでの各セッションの様子

今回は4つのセッションを設けました。
ワークショップの構成は「発散→収束」となるよう、普段の自分の生活を振り返って現状を付箋にたくさん書き出し、1-3のセッションをふまえて、最終的に「あったらいいなこんな間食」の企画シートをセッション4で作成しました。

「さっきまで何を話していたっけ」と思ったときに、前のセッションで作成したボードを見ながら振り返りができるので、「さっきのあの意見と、この意見を合わせて・・・」というような流れがスムーズにできました。相手の付箋にコメントを足したり、元の付箋の色を変更して意見ごとに色を揃えることもでき、デジタルならではの良さが多数ありました。
また、対面でのワークショップと違い、その場で「関連画像検索」を用いて、オンラインホワイトボード上に貼り付けることができます。貼り付けられた写真を見て参加者が「何これー!」と画像から盛り上がるシーンが多数あり、アイデア発想も豊かになりました。

(サブルームでのディスカッションの様子)

■メインルームでの発表会の様子

各サブルームで作成した企画書をチーム毎にメインルームで発表しました。どのチームも文章だけではなく、画像を貼っていたので視覚的にも分かりやすかったです。他のチームの発表中もくすっと笑ったり、相槌をうったり、和気あいあいとしており、全てのチームの発表後にワークショップを締めくくりました。

(メインルームでの企画書発表の様子)

■できあがった「あったらいいな こんな間食」の企画シートはこちら

各チームで作成した企画シートをご紹介いたします。セッション1-3で発散したアイデアを収束する役割が企画シートです。どのチームも画像を貼っていただきとても分かりやすい企画書でした。
今回のオンラインワークショップを通して様々なアイデアが出ました。多角的な方向から物事を見たり、考えたりできるので、このような企画書を作成することはコンセプトやアイデアのきっかけになるのではないでしょうか。

(①チームの企画書)
(②チームの企画書)
(③チームの企画書)

準備や当日を通して感じたオンラインでワークショップを開催するメリット

オンラインでワークショップを開催するにあたり、準備や当日運営をしていて感じたメリットをいくつかご紹介いたします。

会場の予約や付箋、模造紙などワークショップに必要な物品の準備が不要なので、他の準備に時間を充てることができる

オフラインでのワークショップをいざ開催しよう!となったときに、会場の予約が取れない、会場費がかかるなど、モヤモヤした気持ちを抱えながら準備した経験はありませんか?また、大量に付箋や模造紙、ペンやプロジェクターの備品も準備する必要があります。


そんな時にオンラインであれば、日時設定するだけ。さらに、ホワイトボードツールを使用すれば、備品の機能は搭載されているので準備不要。その分、空いた時間で筆者は当日の構成案作りや資料作りに充てることができました。

自分のイメージを他の参加者に伝えやすい

オフラインで会議していた時、ご自分のイメージをどのようにメンバーに共有していましたか?また、オンライン時、ビデオ通話を使う際はどのようにイメージを共有していますか?
ビデオツールではその時々で画面共有する必要があり、ちょっとしたイメージだと共有しにくいですよね。また、オフラインのワークショップだとその時に思いついたイメージを印刷して各テーブルに配るわけにもいきませんし、ディスカッションのとき、スマートフォンで検索した画像を見せていくのも大変ですよね。

ホワイトボードツールを使えば、思いついたイメージや言葉では伝えにくいニュアンスを画像で共有し、他者へ理解してもらいやすく、新しいアイデア創出の刺激になると考えています。
DIGI-LASでは付箋に書いた言葉を「関連画像検索機能」を使って画像を貼り付けることもできます。

(デジタル付箋の関連画像検索例)

話し合った内容がデータとして残るので蓄積や共有が容易、振り返りやすい

アイデア出しのワークショップやブレストでは、オフラインの場合、思いついた事を付箋に書き出し、模造紙に貼っていきます。いざ他の方に当日のデータを共有しようとなると、付箋の文字起こし、模造紙の写真撮影、使用後の備品の廃棄・・・等の作業が発生します。

オンラインであればボード上の作成物は画像データとして残りますし、廃棄の手間もありません。
DIGI-LASでは保存ボタン(下記画像内赤矢印)を押すと、自分のPC上にボード画像が保存できます。また、ルームのデータは終了後も残るので、参加しなかった方へも開催時のデータを余すことなく共有できます。継続的な社内プロジェクトであれば、サブルームでのボードをミーティングごとに作成し、前回のボードは蓄積され、すぐに振り返ることができるので別途議事録を作成する必要もなく、運営の効率化に繋がります。

(大量の付箋が貼られたボードも画像としてボタン一つでPCに保存ができます)

オフライン、オンラインでワークショップを行うメリット、デメリットを考慮し、組織に合った方法を取捨選択できる世の中になり、よりコミュニケーションが取りやすくなったと感じています。 ぜひ、みなさんもオンラインワークショップやオンラインでのホワイトボードツールを使用したミーティングをお試しください。
DIGI-LASについてのお問い合わせは下記リンク先からお願いいたします。
https://www.intage-qualis.co.jp/contact/index.html

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